En ökande komplexitet har gjort att de traditionella sätten att lösa problem till största del blivit irrelevanta. Effektiv problemlösning kräver nya sätt att tänka och nya sätt att verka tillsammans med andra. Förståelse av enkla, komplicerade, komplexa och kaotiska system ger nyckeln till att dela in problem i rätt kategorier och hitta rätt lösningar.

I enkla system fungerar ”best practice”

Enkel system kännetecknas av kända förutsättningar och hög förutsägbarhet. Problemlösning handlar då om att kategorisera problemet utifrån tidigare erfarenhet och sedan applicera ”best practice”, dvs den metod som du vet fungerar väl för denna kategori av problem. Ett exempel på ett enkelt problem är att ha en rutin för utrymning vid brandlarm.

I komplicerade system finns det metoder att implementera

Komplicerad system kännetecknas av att förutsättningarna till största del är kända och att det finns relativt tydliga orsak–verkan-samband. Problemet består dock av en stor mängd orsak-verkan-samband och det kräver mer komplicerade metoder för att lösa uppgiften. Ett exempel på ett komplicerat problem är att införa ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001-standarden. Det är inte ett enkelt projekt, men det finns tydliga metoder och erfarenhet att utgå ifrån.

I komplexa system måste du pröva dig fram

Komplex system kännetecknas av oklara förutsättningar och få orsak–verkan-samband. Situationen kännetecknas av en dynamik som innebär att om någon eller några förutsättningar ändras, så ändras också orsak-verkan-sambanden. Det innebär att det inte går att exakt förutse hur problemet ska lösas, utan det måste lösas dynamiskt genom att du hela tiden känner av hur förutsättningarna ändras och utvecklar lösningar efter hand.

Ett exempel på ett komplext problem är att utveckla en ny affärsmodell för ett företag. Det går inte att utveckla en teoretisk modell som sedan implementeras. Istället utvecklar du hypoteser om vad som kan fungera, testar hypoteserna i mindre projekt som involverar riktiga kunder, får feedback och fortsätter att gradvis utveckla och anpassa affärsmodellen i samspel med kunderna. Det finns metoder att använda, som till exempel Business Model Canvas, men de fungerar mest som en ram för tankarna och ett sätt att i ett team diskutera problemen.

I kaotiska system behöver du glömma allt du lärt dig

Kaotisk system kännetecknas av okända förutsättningar och avsaknad av orsak–verkan-samband. Situationen är helt och hållet dynamisk och det går inte att ställa upp hypoteser på förhand om hur problemet ska lösas. Du behöver helt enkelt testa olika åtgärder och se vad som händer för att på det sättet utforska möjliga lösningar. Ett exempel på ett kaotiskt problem i företagsvärlden är när det sker en snabb, omvälvande och plötslig förändring som inte har inträffat tidigare. Till exempel att företaget plötsligt inte kan få krediter på grund av en finanskris. Alla de kända spelreglerna upphör att gälla. Du måste helt enkelt sätta igång att genomföra olika åtgärder utan att ha en plan eller karta.